Проектирование автоматизированной системы управления эффективностью предприятия

А.Г. Белов,
асп., belov.rus@gmail.com,

ВолгГТУ, г. Волгоград

Проектирование системы поддержки принятия решения опирается на широко описанную в западной литературе концепцию «Управление эффективностью предприятия (корпорации)» – Enterprise (Corporate) Performance Management, а также на авторские модель и метод расширенного управления эффективностью бизнеса (Advanced Business Performance Management). Предложен алгоритм работы автоматизированной системы управления эффективностью деятельности предприятия с использованием количественных и качественных показателей деятельности. В результате работы алгоритма с использованием инструментария визуализации данных лицо, принимающее решение, получает информацию относительно наличия корреляционных связей между аналитическими и ключевыми показателями деятельности предприятия в виде графовой модели. С использованием предложенного алгоритма проектирования автоматизированной системы была разработана конфигурация «1С:Управление по целям и KPI» на платформе «1С:Предприятие».

Design of decision support system is based on the widely described concept of "Enterprise (Corporate) Performance Management", as well as the author's model and method "Advanced Business Performance Management". The algorithm of the enterprise performance management system with the use of qualitative and quantitative performance indicators was described. As a result of the algorithm using data visualization tools decision-maker receives information regarding the presence of correlations between the analytical and the key performance indicators in the form of a graph model. With the use of the proposed design of the automated system was developed software "1C: Management by Objectives and the KPI" on the platform "1C: Enterprise".

Введение

На тему управления эффективностью предприятия (Enterprise Performance Management - EPM) за последние несколько десятилетий было сделано много научных публикаций как в России, так и за рубежом [1,2]. Цикл управления эффективностью предприятия представляет собой ряд типовых этапов, включающих планирование, измерение, выполнение и анализ [3]. Значительная часть авторов рассматривают управление эффективностью, в первую очередь как подход позволяющий сделать стратегические приоритеты предприятия явными и структурированными, а также обеспечить согласованность операционного управления в соответствии с обозначенными стратегическими приоритетами [4]. Автоматизированные системы поддержки принятия решений (СППР), ориентированные на эти задачи, позволяют предприятиям измерять, контролировать и анализировать эффективность работы на разных организационных уровнях [5]. В этом контексте потребность лиц принимающих решения (ЛПР) сводится в первую очередь к систематизации и определении влияния тех или иных факторов на зависимые (целевые) переменные, характеризующие результативность и эффективность предприятия как системы [6].

Применение автоматизированных систем (АС) для обработки структурированных финансовых и нефинансовых данных на предприятии, открывает новые возможности использования методик управления эффективностью [7,8]. Наиболее перспективным представляется применение инструментов бизнес-анализа для решения отдельных функциональных задач, а также разработка предсказательных аналитик и создание на их основе инструментов прогнозирования.

Результаты исследования [9] свидетельствуют о том, что имеющиеся на рынке автоматизированные системы поддержки принятия решений не позволяют в полной мере удовлетворить спрос потребителей при решении задач управления эффективностью предприятий. Для решения указанной проблемы были разработаны модель и метод расширенного управления эффективностью бизнеса [10]. В настоящей публикации представлена структурно-функциональная модель автоматизированной системы управления эффективностью предприятия, разработанная на основе указанного модели и метода.

1. Алгоритм работы системы

На рисунке 1 представлен алгоритм работы автоматизированной системы. Описание последовательности этапов алгоритма приведена ниже.

Первым шагом в алгоритме предусмотрено формирование карты целей для предприятия с определением показателей, измеряемых количественно и портфеля стратегических проектов. В алгоритме используются организационная структура (иерархия организационных единиц - ОЕ) и набор количественных показателей, которые будут используются для отслеживания достижения целей, определенных на первом этапе.

За счет использования метода обратных вычислений и методики согласованного планирования в автоматизированной системе формируются функциональные планы для подразделений, а также матрицы результативности для соответствующих подразделений и сотрудников. Функциональный план формируется как:

(1)

где I - показатель планирования; A1, A2, A3 – аналитические разрезы показателя планирования, A1j, A2m, A3z - значения аналитики показателя планирования, P1 - период планирования, R – плановое значение показателя.

Функциональные планы (бюджеты) формируются через определение плановых значений показателей с детализацией по различным аналитикам, и могут быть представлены в виде матрицы.

Расчет агрегированных значений плана с учётом суммирования значений по различным аналитикам реализуется следующим образом:

(2)

Рис. 1. Алгоритм работы системы управления эффективностью

После согласования целевых значений происходит агрегация данных по показателям из различных источников. На основе регулярного мониторинга достижения целевых значений ЛПР принимаются решения о коррекции плановых значений показателей, а также формирование управленческих воздействий.

В рамках операционного цикла алгоритма управления эффективностью, опираясь на мнение эксперта, формируется граф, описывающий зависимость между аналитическими показателями и ключевыми показателями деятельности. Ребрами графа будут являться предполагаемые связи, а вершинами – соответствующие показатели, имеющие аналитические разрезы:

(3)

где G – граф определяющий зависимости между показателями, I – аналитический показатель или ключевой показатель деятельности, C – корреляционная связь между парой показателей. Для каждого I определяется несколько разрезов аналитики (A), и с учетом конкретного значения аналитики определяется значение показателя:

(4)

С использованием инструментария визуализации данных в автоматизированной системе ЛПР получает информацию относительно наличия корреляционных связей между аналитическими и ключевыми показателями деятельности в модели, оформленной в виде графа.

2. Функциональная модель автоматизированной системы

На рисунке 2 представлена модель автоматизированной системы состоящая из набора отдельных подсистем (функциональных модулей) и баз данных – БД.

Рис.2 Функциональная модель автоматизированной системы

Описание функционального назначения подсистем приведено в таблице 1, описание базы данных с указанием основных реквизитов каждой базы, приведены в таблице 2. Описанная автоматизированная система может стать интегрированной информационной средой и инструментом поддержки взаимодействия пользователей при решении задач управления эффективностью [11].

Таблица 1

Описание подсистем автоматизированной системы управления эффективностью

№	Название подсистемы	Функции и предназначение
1	Подсистема авторизации	Посредством подсистемы авторизации происходит предоставление доступа пользователей к данным автоматизированной системы. Для каждого пользователя назначается набор прав, в зависимости от должностной позиции в организационной структуре и полномочий.
2	Интерфейс пользователя и конструктор отчётности	Интерфейс пользователя определяется набором его прав (п.1). Все интерфейсы строятся динамически с использованием предопределенных «виджетов» (базовых элементов интерфейса с заданной функциональностью). Пользователь самостоятельно конструирует свой интерфейс с использованием «виджетов» в зависимости от выполняемых задач. Интерактивная настройка предопределенных панелей виджетов позволяет получать доступ к информации АС [12]
3	Подсистема стратегического управления	Посредством подсистемы формируются карты стратегических целей [13] для предприятия по различным ОЕ, а также группируется информация по исполнению этих целей.
4	Подсистема проектного управления	Посредством подсистемы происходит ввод информации по реализуемым проектам с детализацией до отдельных задач (декомпозиция).
5	Подсистема целевого управления	Подсистема целевого управления – является ключевой в АС. Посредством ее происходит распределение ответственности за реализацию целей между подразделениями и сотрудниками через формирование «Матриц ОЕ».
6	Подсистема декомпозиции и планирования	Выполняет функцию вертикального согласования стратегического и тактического планирования, а также горизонтального согласования функциональных планов с картами целей отдельных сотрудников [14].
7	Подсистема обработки качественных показателей	Посредством подсистемы происходит ввод информации по качественным критериям достижения целей (формирование и контроль плана мероприятий, а также опрос экспертов, внутренних клиентов и руководителей по степени исполнения регламентов и стандартов)
8	Подсистема трансляции данных	Выполняет функцию трансляции данных из внешних источников и баз данных. За счет алгоритмизации сбора первичных данных возможно обеспечить непрерывный (или итерационный) процесс обмена данными как по количественным, так и качественным показателям. Возможна интеграция с программными продуктами, применяемыми для проектного управления (для переноса данных по задачам и проектам).
9	Подсистема бизнес-анализа	Предназначена для настройки корреляционных моделей, проверка предположений о наличии причинно-следственных связей, проведение исследования данных (визуальное представление данных по показателям, интерактивная фильтрация данных по аналитикам), определения плановых и прогнозных значений показателей [15].
10	Подсистема бизнес-процессов и агентов оповещения	Предназначена для обеспечения коммуникаций между пользователями при выполнении задач целевого управления, а также информирования ЛПР о возникновении значимых событий (попадание значения показателей в определенную зону, наличие просроченных задач, находящихся на контроле, необходимость проведения оценки и т.п.) [16]

Таблица 2

Описание баз данных автоматизированной системы управления эффективностью

№	Название базы данных	Описание	Основные реквизиты
1	Пользователи	В БД хранится информация по пользователям, имеющим доступ к АС и информация о способе идентификации пользователя. Каждый элемент БД описывается набором ролей и интерфейсов, доступных для пользователя.	Физическое лицо, Роль
2	Задачи	В БД хранится информация по задачам, сформированным как в рамках стратегических проектов, так и в рамках оперативного планирования. Деление задач осуществляется в привязке к периодам планирования.	Задача, Срок, Период, Вес, Объект управления, Состояние
3	Оценки	В БД хранится информация по субъективным оценкам, применяемым для оценки руководителями и экспертами степени исполнения внутренних регламентов и процедур	Стандарт, Вес, Шкала оценки, Ответственный, Результат оценки
4	Показатели	В БД «Показатели» хранится информация о количественных индикаторах, применяемых для контроля достижения целей, а также о логике расчета плановых и фактических значений	Показатель, Цель, ед. измерения, Формула расчета факта, Аналитика, Источник данных
5	Плановые значения	В БД хранится информация о плановых значениях количественных показателей в разрезе периодов. Данные попадают в БД в результате трансляции функциональных планов, из подсистемы декомпозиции и планирования или посредством ручного ввода	Показатель, Дата, Период, Объект управления, Ключи Аналитики, Плановое значение
6	Матрицы организационных единиц (ОЕ)	В БД хранится информация по утвержденным планам для каждой организационной единицы в виде матрицы, включающей как количественные критерии, так и качественные	Критерий (Показатель, Задача, Оценка), Период, Объект управления, вес, Плановое значение
7	Фактические значения	В БД хранится информация о плановых значениях количественных показателей в разрезе периодов. Данные попадают в БД в результате трансляции данных из транзакционных систем или посредством ручного ввода	Показатель, Дата, Объект управления, Ключи Аналитики, Фактическое значение
8	Модели	В БД хранится информация по существующим версиям моделей, применяемым для бизнес-анализа.	Модель, Версия
9	Графы	В БД хранится информация по ребрам графов, описанных в модели	Модель, Версия, Ребро, Показатель1, Показатель 2
10	Корреляции	В БД хранится информация по рассчитанным значениям коэффициентов корреляции.	Модель, Граф, Ребро, Ключ Аналитики показателя 1, Ключ Аналитики показателя 2, Значение коэффициента корреляции

3. Практическое применение

С использованием предложенной функциональной модели автоматизированной системы была разработана конфигурация «1С:Управление по целям и KPI» на платформе «1С:Предприятие». Интерфейс и конструктор отчетности (Подсистема 2) позволяет формировать информационные панели [12] и отчеты, в соответствии с запросами пользователя. Настройка интерфейса происходит в пользовательском режиме. В зависимости от роли и набора прав каждого пользователя, возможно формирование различных информационных панелей, представляющих лицам принимающим решения актуальную информацию по вопросам управления эффективности деятельности предприятия. Для формирования карты стратегических целей и их декомпозиции (подсистема 3) используется специализированный инструментарий – информационная панель «индикаторы». Посредством его можно обеспечивать контроль реализации стратегических целей.

Подсистема 4 (проектное управление) реализована посредством отдельной информационной панели, в которой пользователь может вносить информацию по планированию и реализации стратегических и текущих проектов, а также контролировать ход исполнения задач в рамках проектов. В подсистеме целевого управления (подсистема 5) для каждого сотрудника и подразделения создается матрица результативности, в которой отображается актуальная информация по ключевым показателям деятельности, за которые отвечает соответствующее подразделение.

Заключение

Разработанная автоматизированная система успешно прошла сертификацию «1С:Совместимо» и была внедрена в нескольких сотнях предприятий России и ближнего зарубежья (например, ООО «ТракМоторс», ЗАО «Биокад», ООО «Универсальная финансовая система», ОЭЗ ППТ «АЛАБУГА», ООО «Тюмень-молоко»). По отзывам руководителей предприятий, на которых была внедрена АС, ее использование позволяет решать отдельные управленческие задачи:

· каскадирование целей предприятия до подразделений и сотрудников;

· организация взаимодействия руководителей и рядовых сотрудников на предмет достижения целей в едином информационном пространстве;

· обеспечить контроль выполнения стратегических проектов;

· настроить автоматизированный сбор плановых и фактических данных по ключевым показателям деятельности (KPI) из отдельных учетных систем;

· формировать аналитическим департаментом ряда отчётов по динамике ключевых показателей деятельности и аналитических показателей результативности.

Литература

1. Трифонов Ю.В. Модифицированная концепция построения систем управления эффективностью бизнеса // Вестник нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского 2013. № 3-1. С.: 289-292

2. Jin Gu Kang. A Business Activity Monitoring System Supporting Real-Time Business Performance Management // Convergence and Hybrid Information Technology 2008. ICCIT '08. Third International Conference on (Volume:1). 2008. С.: 473 - 478

3. Gary Cokins Enterprise Performance Management: Making it Work EDPACS: The EDP Audit, Control, and Security Newsletter, Volume 48, Issue 6, 2013 pages 11-21

4. Belov A.G. and Kravets A.G. Business Performance Management in Small and Medium Businesses and Functional Automation // World Applied Sciences Journal (WASJ). - 2013. - Vol. 24, Spec. Issue 24: Information Technologies in Modern Industry, Education & Society. - pp. 7-11.

5. Мещеряков В. А., Суровицкая Г. В., Чугунова В. В. Система диагностики системы менеджмента качества стратегического уровня управления университетом. Известия высших учебных заведений. Поволжский регион. – 2008, - № 4. – С. 58-65

6. Белов А.Г., Кравец А.Г. Система ключевых показателей эффективности для проекта разработки тиражного программного обеспечения. Прикаспийский журнал: управление и высокие технологии. 2014. № 4 (28). С. 11-22.

7. Белов А.Г., Кравец А. Г. Автоматизированная система управления эффективностью деятельности промышленного предприятия/ Сборник трудов XIII Международной научно-практической конференции студентов, аспирантов и молодых учёных : в 2 томах. Национальный исследовательский Томский политехнический университет, Институт кибернетики (ИК) ; под ред. Т. Е. Мамоновой [и др.]. 2016 – С. 53-54.

8. Склемин А. А., Кушников В. А. Анализ выполнимости планов мероприятий при управлении промышленным предприятием. // Известия высших учебных заведений. Поволжский регион. Технические науки. – 2012. – № 4 (24). – С. 18–28.

9. Управление бизнесом. На пути от измерения к управлению. Результаты опроса генеральных и финансовых директоров ведущих компаний России. Режим доступа: http://www.pwc.ru/en_RU/ru/performance-management/assets/epm-survey-2012-rus.pdf (Дата доступа 01.12.2015)

10. Белов, А.Г. Интегрированная система управления эффективностью бизнеса / Белов А.Г., Кравец А.Г. // Системные проблемы надёжности, качества, информационно-телекоммуникационных и электронных технологий в инновационных проектах (Инноватика-2010) : матер. XV междунар. науч.-техн. конф. и Рос. науч. школы молодых учёных и специалистов / Науч.-учеб. центр "АСОНИКА" [и др.]. - М., 2010. - Ч. 1. - C. 86-89.

11. Иващенко А. В. Поддержка взаимодействия пользователей интегрированной информационной среды предприятия// Известия высших учебных заведений Поволжский регион. Технические науки. Информатика, вычислительная техника. 2010. № 2 (14), C. – 13-20

12. Белов А.Г. Разработка панелей бизнес-показателей компании. Известия Волгоградского государственного технического университета. - 2011.- т.11, №12 - с. 77-81

13. Kaplan R.S., Norton D.P. The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. Boston, 1996. – p.: 336

14. Одинцов Б. Е., Романов А. Н. Проблемы создания информационных систем управления эффективностью бизнеса // Вестник Финансового университета. 2014. № 6 (84) . С. 22-36.

15. Turban E., Sharda R., Delen D. Decision Support and Business Intelligence Systems, 2010.

16. Kravets A.G., Gurtjakov A. pp. and Darmanian A. P. Enterprise Intellectual Capital Management by Social Learning Environment Implementation. //World Applied Sciences Journal 23 (7): - 2013, pp. 956-964.