К вопросу о выборе
системы ведения делопроизводства в АО
«ИСС»
А.В.
Темляков,
вед. инж., teml@iss-reshetnev.ru,
Д.С. Карпенко,
вед. инж.,
АО «ИСС» им. М.Ф. Решетнёва», г. Железногорск
Статья содержит обзор основных задач, решаемых при
внедрении системы автоматизации делопроизводства. Приводятся особенности
ведения делопроизводства в АО «ИСС».
The article
contains review of basic tasks that appear for electronic document management
systems.
Features of electronic document management system for JSC
"ISS" is provided.
Деятельность
любого современного предприятия обеспечивается движением документов в аппарате
управления, их использования в справочных целях и хранения. Основные правила
составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в
настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах
– Государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов», а также ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» [1,2]
В
технологию работы с документами входит [3]:
· приём, первичная обработка документов;
· предварительное рассмотрение и распределение
документов;
· регистрация документов (запись учетных данных о
документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления
или получения);
· контроль исполнения документов (совокупность действий,
обеспечивающих их своевременное исполнение);
· информационно-справочная работа;
· исполнение документов;
· отправка документов; систематизация (формирование дел)
и текущее хранение документов. Формирование дел — группирование исполненных
документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным
перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их
хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов
внутри дела.
Оптимизировать
данный процесс, а значит, существенно снизить издержки на его обеспечение,
призваны Системы электронного документооборота (СЭД) [4].
СЭД
реализуют базовый функционал, который используется для автоматизации
делопроизводства, однако, далеко не все СЭД подходят для реализации процессов
делопроизводства, как правило, для этого используют информационные системы
категории ECM (Electronic Content
Management) [5]. За рубежом были попытки внедрения
международных стандартов, таких как MoReq (ныне MoReq2) [6], регламентирующих последовательность полного
отказа от бумажной документации.
На
отечественном рынке представлено множество продуктов, реализующий функционал
систем делопроизводства, как от
зарубежных производителей, так и отечественных. Выбор системы делопроизводства обусловлен прежде всего особенностями ведения
делопроизводства на конкретном предприятии, где происходит внедрение. В АО
«ИСС» можно отметить следующие особенности:
· на предприятии работает около десяти тысяч
сотрудников;
· внешняя переписка: объём выпускаемой
организационно-распорядительной документации исчисляется десятками тысяч
документов в год;
· внутренняя переписка: ввиду жесткого контроля качества
выпускаемой технически сложной продукции, работники вынуждены осуществлять
документальное подтверждение взаимодействия между подразделениями, ввиду этого
внутренняя переписка имеет объёмы на порядок выше внешней;
· предприятие режимное: это накладывает жесткие
требования к сетевой безопасности, в частности, в АО «ИСС» невозможно внедрить
не только онлайновые варианты систем делопроизводства, но и версии, требующие
периодического или постоянного выхода в Интернет.
Кроме
вышеперечисленного, существенным препятствием внедрения систем является
проблемы с реализацией пользовательского интерфейса в имеющихся на рынке
продуктах: помимо того, что в большинстве систем его реализация вызывает
нарекание со стороны как пользователей, так и
специалистов, примечательна ещё одна особенность: как правило, интерфейс
реализован в достаточно общем виде и при внедрении кастомизируется
под особенности конкретного предприятия. Практика показывает, что такая
доработка далеко не всегда позволяет достичь конечной цели – удобство использования
системы: в виду того, что функционал систем обширен, серьёзное
реконструирование интерфейса требует переработки ядра системы, что дорого и
далеко не всегда допустимо, так как вносить правки в ядро может только вендор. Таким образом, в качестве дополнительных проблем
можно сформулировать:
-
необходимость организации массового обучения: в АО «ИСС» имеется более сотни
подразделений, если некоторые подразделения не будут работать в едином
информационном пространстве Системы – это создаст значительные затруднения.
При
организации обучения встречаются следующие проблемы:
-
большинство ответственных за делопроизводство в подразделениях не являются
опытными пользователями компьютера, поэтому испытывают значительные затруднения
при использовании программных продуктов. Таким образом, шансы, что система на
этапе внедрения может парализовать работу подразделений, увеличиваются.
Требования
к простоте пользовательского интерфейса, реализующего базовые привычные функции
делопроизводителей, является одним из ключевых. На предприятии проводились
попытки внедрения различных сторонних систем делопроизводства. Результат во
всех случаях – отказ от пользования системой, либо использование их ограниченным
кругом лиц.
Ещё
одним серьёзным препятствием, возникающим при внедрении систем
делопроизводства, системы является тот факт, что система делопроизводства
должна быть достаточно плотно увязана с кадровой службой. Таким образом, формулируется
ещё одна проблема:
-
структура организации в системе делопроизводства должна быть синхронизирована с
кадровой службой предприятия, то есть, необходимо обеспечить регистрацию и
дальнейшее сопровождение информации о сотнях, а то и тысячах пользователей
Системы
Следующим
вопросом внедрения Системы делопроизводства является интеграция с финансовым и
бухгалтерским обеспечением предприятия. В АО «ИСС» как бухгалтерское, так и
финансовое ПО является собственной разработкой. Таким
образом, при внедрении Системы встаёт ещё один вопрос:
-
обеспечение возможности интеграции разработанного и действующего в АО «ИСС»
программного обеспечения с внедряемой Системой делопроизводства
Кроме
того, анализ показывает, что для
повышения конкурентоспособности предприятия необходимо внедрение системы
оперативного управления сотрудниками, для этого применяется [7] принципы GTD (Getting
Things Done – стратегия управления
деятельностью), цель которой – принимать решения о требуемых действиях тогда,
когда появляется дело, а не тогда, когда оно требует аварийного завершения.
Системы GTD позволяют организовывать все дела по соответствующим
категориям, вести записи-напоминания о своих проектах и запланированных
действиях. Однако, все упомянутые системы имеют общую
проблему: сложность в их управлении.
Приведённый
анализ показывает, что внедрение системы делопроизводства – непростая задача,
требующая подробного анализа и включения значительных ресурсов. В АО «ИСС» был
рассмотрен вариант разработки собственной Системы делопроизводства, реализующей
текущие нужды секретарей-делопроизводителей и руководителей предприятия.
Система должна обеспечивать регистрацию внутренней
организационно-распорядительной документации, транспорт документов между
подразделениями и отслеживание исполнения документа: поручений внутри
подразделений и групп, вплоть до конечного исполнителя. Пользовательский
интерфейс системы должен быть реализован под нужды конечных пользователей, а
так же интегрироваться с действующими АСУ.
Разрабатываемая
Система призвана не только решить насущные проблемы с хранением, движением и
контролем выполнения документов, но так же и подготовить персонал к работе в
электронной форме и помочь сформулировать требования к покупной Системе, если
это понадобится в дальнейшем.
1.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. Утверждён
постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003
№ 65-ст. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
2.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. — М.: Изд-во стандартов, 1998.
3.
Документирование
управленческой деятельности. Томский Государственный Университет Систем
управления и радиоэлектроники (ТУСУР); 2009. Кафедра экономики. Ж.Н.Аксенова.
4.
Обзор систем
электронного документооборота;
http://www.it-weekly.ru/analytics/products/64247.html.
5.
Что такое ECM? Системы управления контентом;
http://www.intranetno.ru/tags/ECM_sistemy/.
6.
Типовые требования
к управлению электронными документами. Исправленное и дополненное издание,
2008. Спецификации MoReq2. http://www.project-consult.net/files/Moreq2_MoReq2_body_v1_04_ru_003.pdf.
7.
GTD, Коллаборация и автоматизация документооборота на крупных предприятиях с
распределённой структурой;
А.Д. Данилов, А.Н. Боровцов // Вестник
Воронежского государственного технического университета; Выпуск 1 Том 7, 2011.