Организация информационного взаимодействия проектировщиков в системе

«Виртуальный проектный офис»

Д.И. Юфа,
вед. сист. аналитик, к.т.н, d.yufa@asntl.ru
ООО Фирма «АС», г. Москва

В настоящем докладе предложены подходы к построению Виртуального проектного офиса с целью повышения эффективности взаимодействия подразделений Заказчика с проектными группами, а так же между проектировщиками при подготовке и реализации проекта и других работах.

В качестве основополагающих принципов построения Виртуального проектного офиса лежат следующие основные принципы:

Ø Доступность.

Ø Достоверность.

Ø Доверительность.

Внедрение Виртуального проектного офиса открывает новые возможности для эффективного управления коммуникациями, консолидации, распространения и оперативного использования проектной информации.

This paper proposes approaches to the construction of Virtual project office to improve the efficiency of interaction between the customer units and project teams, as well as between design engineers in the preparation and implementation of the project and other works.

The basic principles of building a virtual project office are:

ü Availability.

ü Reliability.

ü Credibility.

The introduction of Virtual Project Office opens new opportunities for the effective management of communication, consolidation, distribution and operational use of project information.

Введение

Для любой компании, рано или поздно возникает потребность представления проектирования как унифицированного процесса, связанная с необходимостью стандартизации, повышения эффективности управления и коммуникации.

Выполнение крупного проекта при использовании требует достаточно большой команды, причем проектная команда (группа) как структура существует на время реализации проекта и часто имеет географически-распределенный характер.

При осуществлении проектов зачастую приходится сталкиваться со следующими трудностями:

· несогласованность в действиях участников проекта;

· информация не сгруппирована, затруднен ее поиск;

· проблемы с версионностью документации;

· отсутствует оперативная информация о ходе работ;

· неэффективное использование ресурсов.

Для решения этих проблем была создана автоматизированная система Виртуальный проектный офис (далее ВПО), которая использовалась в качестве основы для построения единого информационного пространства.

Одной из проблем при организации и выполнении масштабного проекта с участием территориально распределенной проектной команды является организация взаимодействия между его участниками или управление коммуникациями.

Управление коммуникациями включает в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования проектной информации. Основой обеспечения такого управления является ведение учета и хранения проектно-сметной и порождаемой сопутствующей документацией в едином информационном пространстве между заказчиками и проектными группами, а так же непосредственно между проектировщиками.

Процессы управления коммуникациями проекта предусматривают создание необходимых связей между людьми и информацией, которые включают:

· оперативный обмен информацией между участниками;

· организацию и проведение совещаний и обсуждений;

· контроль исполнения задач проекта и распределение ресурсов;

· подготовку отчётов по проекту и уведомлений о ходе выполнения задач проекта;

· согласование документации и решений, ведение версий;

· организация единого информационного пространства.

Для корректного обслуживания указанных процессов и создавалась виртуальная проектная среда, позволяющая:

- автоматизировать процессы создания, хранения и коллективного использования проектной и управленческой документации;

- обеспечить централизованный менеджмент на проекте;

- предоставлять единый доступ к информации каждому участнику проекта;

- вести рабочие графики проекта и управлять ресурсами проекта;

- получать сводную информацию о выполнении проекта.

Внедрение ВПО позволяет повысить эффективность взаимодействия участников проектной деятельности на всех этапах жизненного цикла проекта.

Общая характеристика системы

ВПО предназначен для обеспечения эффективного взаимодействия организаций, подразделений и отдельных проектировщиков в едином информационном пространстве проектирования, осуществления поддержки на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Основные задачи решаемые ВПО:

· обеспечение коллективной работы с документацией с ведением версионности;

· обеспечение процессов согласования документации;

· структурированное хранение документации с возможностью оперативного поиска по атрибутам или тексту документа, в т.ч. с возможностью сложных поисковых запросов;

· разграничение прав на доступ к документам и на выполнение определенных операций;

· формирование необходимых отчетов и контроль сроков;

· журналирование действий пользователей.

Основные принципы, создания и функционирования ВПО следующие:

· доступность – доступность контента электронного фонда для различных категорий пользователей;

· достоверность – ответственность организаций, предоставляющих электронные фонды за достоверность информации;

· доверительность – гарантия юридического статуса организации, формирующей контент.

Технологические аспекты Виртуального проектного офиса

При выбранном подходе, для обеспечения информационного взаимодействия проектировщиков необходимо, чтобы вся актуальная информация находилась в электронном виде и была доступна в ВПО.

При формировании и хранении документов в электронных проектных фондах, ВПО обеспечивает:

§ приёмку данных и материалов из источников комплектования;

§ оцифровку материалов, поступающих на бумажных носителях;

§ корректировку и верификацию документов;

§ размещение и актуализация информационного контента в электронном хранилище.

Источниками комплектования являются организации/подразделения, являющиеся членами проектной команды.

ВПО поддерживает работу, как с электронным, так и с со смешанными технологиями обмена данными. К этому относятся функции учета поступлений, регистрации, аутентичность и другие.

Обеспечение работоспособности ВПО тесно связано с задачами масштабирования структур ВПО, так как увеличения объема электронных документов ведет к развитию комплекса технических средств ВПО, и, соответственно, для решения такой задачи в составе ВПО предусматривается площадка для технологического развития и модернизации.

Для проектировщиков одним из ключевых преимуществ ВПО является исключение, лишних физических перемещений и копирования цифровых проектных материалов при обращении к ним. Электронный оригинал таких материалов находится в единственном экземпляре по постоянному месту хранения.

Немаловажным плюсом является и то, что общие административные принципы предоставления материалов при традиционном и новом подходе в значительной степени совпадают. Это позволяет в полной мере использовать соответствующий опыт ведения проектной документации.

Вместе с тем, особенности обращения с электронными цифровыми материалами и данными придает новые черты процедуре выдачи материалов из ВПО. Наиболее существенным является то, что вместо оригинала электронного материала имеется возможность предоставлять в пользование полностью аутентичную его электронную копию. При этом сам оригинал постоянно находится в системе, что гарантирует его сохранность и неизменность. В задачи программно-технических средств ВПО входит обеспечение единой точки доступа.

С точки зрения пользователя работа с электронной копией электронного ресурса полностью эмулирует доступ (на чтение) к самому электронному ресурсу, только осуществляется в режиме offline.

Ещё одним преимуществом предлагаемой технологии является возможность предоставления ограниченного по времени offline доступа.

Обеспечение информационной безопасности

Технологическое решение по организации защищенного доступа к информационным ресурсам ВПО основано на принципах защищенной передачи копии контента на локальный компьютер по открытым каналам с использованием электронной подписи и криптографического преобразования.

Рассматриваемая технология базируется на следующих подсистемах и программно-аппаратных компонентах:

- сеть локальных центров проектных и технологических решений;

- удостоверяющие центры в составе: центра сертификации, центра регистрации и службы штампов времени;

- локальный компьютер пользователя;

- сертификат пользователя.

Сертификат записывается на USB-ключ «Rutoken» (возможны и другие способы, например, электронная карта).

В алгоритме offline доступа к документации реализуются следующие условия - проверка сертификата пользователя с помощью центра сертификации, шифрование файла, предназначенного для передачи на просмотр, электронная подпись файла и политика просмотра файла пользователем (количество дней для просмотра).

Архитектура Виртуального проектного офиса

Современные технологии позволяют формировать ВПО как распределенный комплекс взаимодействующих между собой локальных центров.

Консолидирующим звеном сети локальных центров является Основной центр. Наряду с Основным центром предусматривается Резервный центр

В Основном центре решается весь комплекс задач по управлению ВПО, формированию и поддержке, предоставлению доступа пользователям к электронным документам через корпоративные сети и Интернет.

Резервный центр рассматривается в первую очередь как хранилище страховой копии фондов ВПО, включая информационные ресурсы Сети локальных центров проектных решений. Резервный центр функционирует в режиме резервирования и контроля логической и физической целостности данных.

В экстренных ситуациях Резервный центр может взять на себя все основные функции ВПО.

Программно-технические конфигурации Основного и Резервного центров в целом совпадают, отличие заключается в их режимах функционирования.

Заключение

Предлагаемое решение, основывающееся на построении ВПО, является перспективным подходом для решения ряда ключевых проблем организации работы проектной команды.

В настоящем докладе изложены подходы к построения такой системы.

Функциональная архитектура ВПО базируется на распределенном комплексе взаимодействующих между собой локальных центров.

Это позволяет реализовать основные принципы ВПО:

Ø Доступность.

Ø Достоверность.

Ø Доверительность.

Все это придает новые аспекты процедуре предоставления электронных материалов. Наиболее существенным является то, что предлагаемый подход обеспечивает единственность и неизменность оригинал документа, его сохранность.

ВПО функционирует на всех этапах проектной деятельности.

Полномасштабное внедрение ВПО открывает новые возможности для эффективного управления коммуникациями, для консолидации, распространения и оперативного использования проектной информации в процессе работ по проекту и дальнейшего использования его результатов.

Литература

1. Тарасов Е.В., Мелконян Д.Б., Тросман А.О. Юфа Д.И. Мультимедийные компьютерные технологии проектных исследований ЛА. М., МАИ 2011.