О построении комплементарной ECM-системы предприятия
Л.Л. Заложнева,
вед. матем., zalozhnev@yandex.ru,
Л.Н. Крюкова,
н.с., lidkryukova@yandex.ru,
ИПУ
РАН, г. Москва,
Е.Л. Шуремова,
проф.,
д.э.н., проф., shurem@mail.ru,
Финансовый университет при Правительстве
РФ, г. Москва
В
докладе рассматриваются способы расширения функциональных возможностей систем управления
документооборотом предприятия и подходы к
построению комплементарных ECM-систем. Основной акцент сделан на программных и аппаратных системах
автоматизации рассылки и обработки
почтовой корреспонденции, включая программные продукты, ориентированные и
сертифицированные под работу с конкретным оператором почтовой связи.
The functionality extension
ways for document management systems and the approaches for complementary
ECM-systems construction are considered in the report. The application of Franking systems with
Mailing Software and Letter opening & Mail extraction systems is presented
as the main way. The software oriented and certified for work with specific
postal operator is also considered.
Важной составляющей PDM-систем являются ECM(Enterprise Content Management)-системы – системы
управления документооборотом предприятия [1-11]. Одним из главных компонентов
документооборота является обмен корреспонденцией с контрагентами и клиентами
предприятия. Этот документооборот может осуществляться в электронной или в бумажной форме [12,13]. Далее в докладе
рассматриваются подходы к расширению функциональных возможностей систем управления
документооборотом предприятия, результатом реализации которых будет являться построение комплементарных ECM-систем с большими функциональными возможностями.
Трудозатраты по оформлению больших объемов
исходящей бумажной корреспонденции могут быть уменьшены путем использования
франкировальных систем, которые состоят из специализированного оборудования –
франкировальных машин, позволяющих наносить на почтовые отправления оттиски,
являющиеся знаками почтовой оплаты, и другие, содержащие дату отправки
корреспонденции и иную необходимую информацию. Также в состав франкировальных
систем входит специализированное программное обеспечение, которое обеспечивает
их взаимодействие с оператором связи. При этом оператор связи дает возможность предприятию-клиенту
самостоятельно с использованием франкировальной системы выполнять ряд операций
по оформлению почты, в частности не только наносить на нее необходимые оттиски,
но и вычислять стоимость ее доставки на основании известных тарифов и веса
почтового отправления, определяемого системой или клиентом.
Функционал ECM-систем предприятий может
быть расширен путем включения в него дополнительных компонент – решений Mailing Software – программного обеспечения автоматизации рассылки
и обработки входящих почтовых отправлений, поставщиками которых являются
компании – производители франкировальных систем. В качестве
примеров таких решений могут быть рассмотрены решение Neopost Software&Solution фирмы Neopost
(www.neopost.com/products-solutions/software-solutions), пакет Bulk Mailer Secap Edition
фирмы Secap
(http://secap.com/products/mailing_software), решения Address Management
(www.pb.com/software/address-management) и Incoming Mail Management фирмы Pitney Bowes (http://www.pitneybowes.co.uk/Equipment/GMS/software/Incoming-Mail-Management.shtml).
На рынке Mailing Software
представлены также специализированные продукты ориентированные и сертифицированные
под работу с конкретным оператором почтовой связи, что вписывается в
развиваемую в настоящее время концепцию on-line-франкирования. В качестве примеров таких продуктов могут быть приведены продукты и
решения Mailers+4
(www.melissadata.com/dm/mailing-software/mailers.htm), SmartAddresser
(www.smartaddresser5.com, www.smartsoftusa.com), Accumail Frameworks Mailers Edition (www.smartsoftusa.com), сертифицированные
под работу с американским почтовым оператором USPS (PAVE Certification) и работающие с
адресами, заданными в его формате
Использование этих решений
и продуктов позволяет предприятию повысить коэффициент доставки письменной
корреспонденции за счет существенного снижения числа ошибок в адресной части,
снизить почтовые издержки, избавляя, в то же время, клиента, от необходимости
изучения сложных почтовых правил и тарифов, дает ему возможность ускорить
доставку корреспонденции за счет ее консолидации в соответствии с различными
направлениями отправки и месторасположением адресатов. Эти решения также
позволяют контролировать почтовые расходы организации и оперативно отслеживать
интенсивность и текущий характер почтовых отправлений. Специализированные
компоненты этих решений, такие как, например, Sendsuite Tracking и Incoming Mail Management фирмы Pitney Bowes,
позволяют ускорять процесс доставки входящей корреспонденции до конкретного
сотрудника предприятия в соответствии с заранее установленными правилами.
В состав ECM-системы предприятия кроме
франкировальных систем могут быть интегрированы и системы обработки входящей
письменной корреспонденции, включающие специализированное оборудование для
извлечения корреспонденции из конвертов (Mail Extractor Equipment) и подсистемы сканирования документов. В качестве
примеров таких систем могут быть
представлены различные модификации рабочих станций IDC/ME фирмы Agissar Corp. (www.agissar.com) и
система Most 2000 фирмы Inserco Mfc. Inc. (http://inscerco.com/M_2000.htm).
Совместное использование решений Mailing Software с франкировальными
системами, с системами обработки входящей письменной корреспонденции и с
системами управления документооборотом и контентом
уровня предприятия – функциональной основой ECM-систем, такими,
например, как свободно
распространяемые системы: Alfresco (www.alfresco.com), eXo (www.exoplatform.com), Jahia (http://www.jahia.com/cms/home/solutions/apps-de-contenu.html), Nuxeo5 (www.nuxeo.com/en/products/document-management), как лицензируемые: Enterprise content management (ECM) from Microsoft (www.microsoft.com/industry/government/solutions/enterprise_content_management), решения SharePoint Server 2010 Enterprise Content Management (sharepoint.microsoft.com/en-us/product/capabilities/content/Pages/Content-Management-System,http://technet.microsoft.com/en-s/sharepoint/ee263905.aspx), Oracle WebCenter Content - Oracle Stellent Universal Content Management
(www.oracle.com/technetwork/middleware/webcenter/content), платформа
1.
Port S. Document management: a guide for business users. London: Blenheim, Oxford: NCC Blackwell, 1994.
2.
Koulopoulos T. M., Frappaolo C. Electronic document management systems: a
portable consultant. New York, London: McGraw-Hill, 1995.
3.
Sutton, M. J. D. Document management for the enterprise: principles, techniques, and
applications. New York, Chichester: Wiley, 1996.
4.
Bielawski L., Boyle J.
Electronic document management systems: a user centered
approach for creating, distributing, and managing online publications. Upper Saddle River, N. J.: Prentice Hall,
London: Prentice Hall International, 1997.
5.
The document management
market: summary version of the 1998 Document management market report /
prepared by Wharton Information Systems exclusively for Cimtech.
Hatfield: Published on behalf of Cimtech by
University of Hertfordshire Press, 1998.
6.
Wiggins B. Effective document management: unlocking corporate knowledge. Aldershot: Gower,
2000.
7.
Laugero G., Globe A. Enterprise content services: connecting information and
profitability. Boston,
London: Addison-Wesley, 2002.
8.
Caruana D., Newton J., Farman
M., Uzquiano M., Roast K. Professional Alfresco: practical solutions for enterprise content
management. Indianapolis: Wiley, 2010.
9.
Kitta T., Grego B., Caplinger C., Houberg R.
SharePoint Server 2010 Enterprise Content Management.
Hoboken, N.J., Chichester: Wiley, 2011.
10.
Cameron S. A. Enterprise content management: a business and technical guide. Swindon: BCS, 2011.
11. Rockley A., Cooper C. Managing enterprise content: a unified content strategy. Berkeley, Calif.: New Riders, 2012.
12. Mostafa J. Letters
& mailing. London, New York: DK, 2002.
13. Burton S.,
Shelton N. Office procedures for the 21st century, 8th ed. Upper Saddle River,
N.J.: Prentice Hall, 2011.