Электронный
документооборот
К.Н. Болдырева,
инж. – прогр. II кат.,
аспир. НИИ КС,
В.Д. Костюков,
вед. научн. сотр. ВЦ ИПИ, к.т.н., проф.,
А.И. Островерх,
зам. ген. дир. по эконом., д.т.н.,
ГКНПЦ им. М.В. Хруничева, zavod-hrunichev@mail.ru, г. Москва
Все бизнес процессы
современного машиностроительного предприятия выполняются и/или сопровождаются с
использованием той или иной документации. Весь объем циркулирующей на
предприятии документации можно объединить в следующие группы: конструкторская
(КД); технологическая (ТД); нормативно-техническая (НТД); программная (ПД); планово-экономическая
(ПЭД); административная (АД).
При реализации производственных
процессов, направленных на изготовление ракетно-космической техники, к
первичной можно отнести документацию первой, третьей и четвертой групп.
Документация остальных групп будет производной (вторичной) по отношению к выше
названной группе. В свою очередь, в первичной и вторичной документации можно
выделить условно-постоянную и переменную часть. Для первичной документации к
условно-постоянной можно отнести НТД и ПД, и к переменной КД, для вторичной это
соответственно АД и ТД с ПЭД. В настоящее время до 15% КД, свыше 40% ТД,
практически вся ПД, ПЭД и АД создаются в виде электронных документов – ДЭ.
Однако, в производстве находится ракетно-космическая техника, документация на
которую была подготовлена более 40 лет тому назад в бумажном (чаще всего в
рукописном) виде. То есть существенный период времени предстоит реализовать
переработку информации по двум схемам: в виде вновь созданных электронных документов
и в виде бумажных носителей на спроектированные ранее изделия. Такая
двойственность может привести, к дискредитации самой идеи ИПИ-технологии. Выходом
из этого положения является создание комплекса аппаратно-программных средств и
систем цифровых копировально-множительных машин, эксплуатирующихся в составе локальных
вычислительных производственных сетей. Копировально-множительные цифровые
системы, цифровые фотоаппараты, системы цифрового технического телевидения
позволяют получить необходимое количество копий КД и ТД, подготовленных в виде
электронных документов (чертежей, математических моделей, спецификаций, ТУ ит.п.)
и, в то же время, параллельно со снятием копий с бумажного носителя, получить
электронное (растровое) представление, ранее спроектированной КД. Таким
образом, реализуется единая цифровая технология работы с документами, сопровождающими
все бизнес процессы современного машиностроительного предприятия. При этом на первое
место выходят технологии, обеспечивающие непрерывную информационную поддержку
изделия на всех стадиях его жизненного цикла, так называемые CALS-технологии (более корректное название ИПИ – технологии). Эффективное применение
информационных технологий возможно лишь при переходе от методов объектного управления
предприятием к методам процессного управления, регламентированного ГОСТ Р ИСО
9001 — 2001 и ГОСТ Р ИСО 9004 – 2001, что неизбежно сопровождается
реструктуризацией бизнес процессов. Одним из первых шагов в этом направлении и
явилось внедрение электронного документооборота в экономической службе ГКНПЦ
имени М,В, Хруничева.
Рассмотрим, как
проводилось построение функциональной модели этой службы.
Выполнение планово-экономических
работ-ПЭР
Бизнес процесс:
«Выполнять ПЭР» можно представить в виде пяти блоков
(рис.1): управлять ЭСЦ; формировать договора и контракты; осуществлять
финансовое сопровождение работ; выполнять юридическое сопровождение договоров; планировать
производство.
рис.1. Бизнес процесс: «Выполнять ПЭР»
Бизнес процессы управления
экономической службой Центра – ЭСЦ предназначены для управления работами в ЭСЦ,
в том числе ведения делопроизводства, верификации и валидации
планово-финасово-экономической документации, распределения работ по
подразделениям службы, оказания им организационно-методической помощи. Результатом
выполнения данных работ являются: журнал входящей документации с резолюциями об
исполнителях и сроках выполнения работ; журнал исходящей документации с адресами
рассылки; планово-финансово-экономическая документация, прошедшая верификацию и
валидацию.
Бизнес процессы
формирования договоров и контрактов предназначены для: Организации и проведения
единой экономической политики по организации договорной работы и
ценообразованию Центра в целом, а также его филиалов и структурных
подразделений; Для участия в разработке планов по номенклатуре, в стоимостной
оценки и по трудоемкости Центра в целом и по его филиалам; Для участия в
согласовании и утверждении смет накладных расходов филиалов Центра; Для анализа
экономической эффективности предлагаемых технических или хозяйственных решений;
Для технико-экономического обоснования проектов создания образцов РКТ; Прогнозирования
стоимости создания перспективных объектов РКТ, создаваемой в Центре; Разработки,
согласования и утверждения цен на серийную и опытную продукцию Центра; Согласования
и утверждения цен на ПКИ и полуфабрикаты, используемых для изготовления продукции Центра; Проведения
экспертизы цен на научно-технические разработки соисполнителей НИКОР по
коммерческим заказами по бюджетной тематике Центра; Участия в разработке
проектов перспективных и текущих планов экономического развития подразделений и
филиалов Центра; Анализа производственно -хозяйственной деятельности
подразделений и филиалов Центра; Участия в разработке затрат смежных организаций
на опытно-конструкторские работы, проводимые центром; Расчета цен на НИКОР,
подготовки комплектов ценовых документов для заключения договоров с заказчиком;
Заключения государственных контрактов с Генеральными заказчиками на выполнение
работ для федеральных государственных нужд гражданско-правовых договоров в
интересах Центра; Учета договоров, текущей переписки по договорам,
урегулированию разногласий, возникших в ходе действия договоров; Контроля за
выполнением условий договоров с момента заключения до окончательного их закрытия;
Учета и контроля за ходом выполнения договорных работ с оформлением актов
сдачи-приемки работ, сдачи актов в бухгалтерию, подготовки необходимых
документов к оплате по действующим договорам; Подготовки и оформления актов
сдачи-приемки работ по выполненным работам в рамках заключенных государственных
контрактов; Составления актов сверки задолженности с Генеральными заказчиками;
Формирования и ведения базы данных комплекса договорной работы. Организации
хранения договорных документов; Оперативной работы со всеми филиалами и
подразделениями Центра, являющимися исполнителями по договорам. Реализуются с
использованием стандартного офисного программного обеспечения, программ
собственной разработки и данных, представляемых АСУП РКЗ. Заключению контрактов
(договоров) предшествует предконтрактная подготовка, проводимая соответствующими
структурными подразделениями Центра и его филиалов.
Бизнес процессы
финансового сопровождения работ предназначены для планирования контроля и
регулирования финансовых операций, выполняемых экономическими службами Центра и
его филиалов, а также предприятиями-заказчиками и предприятиями-поставщиками.
Финансирование осуществляется как в национальной валюте, так и в валютах стран
заказчиков и поставщиков.
Бизнес процессы
юридического сопровождения договоров и контрактов предназначены для
проверки соответствия представленного на подпись руководителя ГКНПЦ контракта
(договора) действующим отечественным и международным законодательно-нормативным
актам. Отдел юридического сопровождения договоров рассматривает проект
контракта (договора) непосредственно перед его подписанием уполномоченным
лицом, при наличии виз всех заинтересованных подразделений (при этом
обеспечивает предварительный просмотр всех материалов, связанных с заключением
контракта (договора)).
Бизнес процессы
планирования производства предназначены для формирования стратегического и годовых
планов работы ГКНПЦ а также для статистической обработки и формирования
агрегатированных планово-экономических данных - ПЭД. Стратегический и годовые
планы, а также агрегатированные ПЭД формируются в виде электронных документов.
Применяются в виде твердых (бумажных) копий этих документов.
Управление ЭСЦ
Бизнес процесс: «Управлять ЭСЦ» можно
представить в виде четырех блоков (рис.2): Регистрировать документацию для ЭСД;
Руководить ЭСЦ; Оказывать ОМП по ПЭР; Оказывать ОМП по ПФР.
Бизнес процесс
регистрации документации для ЭСД предназначен
для регистрации входящей
и исходящей планово-финасово-экономической, распорядительной и сопроводительной
документации ЭСЦ. Для каждого вида документации в ЭСЦ существует свой журнал
регистрации.
Бизнес процессы
руководства экономической службой Центра предназначены для выполнения комплекса работ
по распределению заданий структурным подразделениям ЭСЦ для формирования
плановой и внеплановой ПФЭД, её верификации и валидации. Основными функциями
руководства и управления работой ЭСЦ являются: планирование, контроль и
регулирование (формирование управляющего воздействия) деятельности всех
структурных подразделений службы.
Бизнес процессы
оказания организационно-методической помощи - ОМП по планово-экономическим работам
- ПЭР
предназначены для реализации единой планово-экономической политики при решении
текущих экономических вопросов. Формируются рекомендации и методические
указания, регламентирующие порядок формирования, хранения и использования
электронных агрегатированных данных по экономике.
Бизнес процессы
оказания организационно-методической помощи - ОМП по планово-финансовым работам
- ПФР
предназначены для реализации единой планово-финансовой политики при решении
текущих вопросов финансирования и бюджетирования деятельности ГКНПЦ.
Формируются рекомендации и методические указания, регламентирующие порядок
формирования, хранения и использования электронных агрегатированных данных по
бюджетированию.
рис.2. Бизнес процесс: «Управлять ЭСЦ»
Руководить ДДРЦ
Диаграмму декомпозиции
«Руководить ДДРЦ» можно представить в виде трех
блоков (рис.3): регистрировать документацию для ДДРЦ; управлять ДДРЦ; выполнять
валидацию ПЭД ДДРЦ.
рис.3. Диаграмма
декомпозиции «Руководить ДДРЦ»
Бизнес процесс
регистрации документации для ДДРЦ предназначен для регистрации входящей и
исходящей планово-финасово-экономической, распорядительной и сопроводительной
документации ДДРЦ. Для каждого вида документации в ДДРЦ существует свой журнал
регистрации.
Бизнес процессы
управления ДДРЦ
предназначены для выполнения комплекса работ по распределению заданий структурным
подразделениям ДДРЦ для формирования плановой и внеплановой ПЭД, её верификации
и валидации. Основными функциями управления работой ДДРЦ являются:
планирование, контроль и регулирование (формирование управляющего воздействия)
деятельности всех структурных подразделений департамента.
Бизнес процесс
валидации
предназначен для подтверждения на основе представления объективных свидетельств
того, что требования, предназначенные для конкретного использования или
применения, выполнены (ГОСТ Р ИСО 9000, 3.8.5) (Утверждение руководством ДДРЦ
выходной документации, подготовленной специалистами департамента).
Выполнение ТЭА
Диаграмму
декомпозиции «Выполнять ТЭА» (рис.4) можно
представить в виде четырех блоков: Выполнять работы по ТИЗ ОТЭА; Выполнять ТЭА
и обосновывать проекты; Согласовывать цены на НИОКР; Выполнять анализ АХД.
рис.4. Диаграмма
декомпозиции «Выполнять ТЭА»
Бизнес процессы работ
по ТИЗ
предназначены для управления работами в отделе технико-экономического анализа -
ОТЭА, в том числе ведения делопроизводства, планирования труда и заработной
платы - ТИЗ. Результатом выполнения данных работ является: журнал входящей
документации с резолюциями об исполнителях и сроках выполнения работ; журнал
исходящей документации с адресами рассылки; планово-экономическая документация
по труду и заработной плате ОТЭА
Бизнес процессы
выполнения технико-экономического анализа и обоснования проектов предназначены для:: Разработки
совместно с проектно-конструкторскими подразделениями проектов (ЭП, ТП и т.д.),
научно-технических отчетов; Разработки разделов (книг) по экономическому
обоснованию затрат на реализацию проектов; В защите разработанных документов
перед заказчиком; Проведения расчетов цен предложений по коммерческим
контрактам (включая иностранных заказчиков); Участия в разработке бизнес-планов
(при необходимости); Разработки совместно с Главным конструктором (ведущим по
теме) детальных смет затрат по всем темам (кроме пусковых услуг); Создания и
поддержания базы данных о составе, содержании и ценах проведенных работ для
использования в процессе разработки смет затрат по темам-аналогам; Проведения
анализа экономической эффективности предлагаемых хозяйственных и технических
решений; Проведения совместно с проектным комплексом экономического сравнения
отечественных и зарубежных изделий и систем профиля ГКНПЦ имени М.В. Хруничева;
Обоснования при подготовке договора с Заказчиком стоимости работ совместно с
главными конструкторами тем, в том числе по работам кооперации. Данные бизнес-процессы
выполняются с применением стандартных офисных приложений и специальных программ
собственной разработки.
Бизнес процессы
согласования цен на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы -
НИОКР
предназначены для: Проведения расчетов цен на НИОКР ГКНПЦ имени М.В. Хруничева
(в части работ филиалов и подразделений Центра) и подготовка необходимых для
контракта (договора) ценовых документов и обоснований; введения электронной
версии структуры цены в базу данных автоматизированной системы управления ГКНПЦ
после защиты у Заказчика цен на НИОКР; Проведения анализа и согласования
экономических нормативов предприятий-соисполнителей; Проведения экспертизы цен
работ сторонних организаций, заказываемых конструкторскими и технологическими
подразделениями Центра, в том числе: а) по НИОКР; б) по поставочным договорам
на спецтехнику, оборудование, ПКИ и материалы; в) по разовым заказам на
оснастку и стендовое оснащение, монтажные и демонтажные работы для
лабораторно-стендовой базы; г) по услугам смежных предприятий ремонтно-строительного
характера. Выполняются с использованием стандартных офисных приложений и
программ собственной раз работки.
Бизнес процессы
выполнения анализа административно-хозяйственной деятельности – АХД предназначены для:
проведения экспертизы цен работ, обеспечивающих жизнедеятельность Центра
(связь, охрана, страхование, вывоз и утилизация отходов, экологическая
экспертиза, обеспечение информацией и т.д.); организации получения и анализа
документов о хозяйственной деятельности предприятий (подразделений ГКНПЦ), при
необходимости, с привлечением специалистов подразделений ГКНПЦ; создания и
поддержания базы данных о расходах Центра на обеспечение его жизнедеятельности.
Выполняются с использованием стандартных офисных приложений и программ собственной
разработки.
Выполнение работ по
ТИЗ ОТЭА
Диаграмму декомпозиции
«Выполнять работы по ТИЗ ОТЭА» (рис.5) можно
представить в виде четырех блоков: Регистрировать документацию для ОТЭА;
Управлять ОТЭА; Выполнять валидацию документов ОТЭА; Выполнять ПЭР для ОТЭА.
Бизнес процесс
регистрации документации для ОТЭА предназначены для регистрации входящей и
исходящей технической, распорядительной и сопроводительной документации ОТЭА.
Для каждого вида документации в ОТЭА существует свой журнал регистрации.
Бизнес процесс
управления ОТЭА
предназначен для управления работой всех подразделений (бюро, групп) ОТЭА.
Функциями управления работой ОТЭА являются: планирование, контроль и
регулирование (формирование управляющего воздействия) деятельности всех
структурных подразделений отдела.
Бизнес процессы
выполнения валидации документов, создаваемых ОТЭА, предназначены для:
подтверждение на основе представления объективных свидетельств того, что
требования, предназначенные для конкретного использования или применения,
выполнены (ГОСТ Р ИСО 9000, 3.8.5) (Утверждение руководством ОТЭА выходной
документации, подготовленной специалистами отдела).
- Бизнес
процессы выполнения планово -
экономических работ - ПЭР для отдела технико-экономического анализа - ОТЭА
предназначены для расчетов труда и заработной
рис.5.
Диаграмма декомпозиции «Выполнять работы по ТИЗ ОТЭА»
платы; составления графиков отпусков;
оформления наряд-заказов на приобретение вспомогательных и расходных материалов
к офисной и организационной технике, канцелярских принадлежностей; ежегодной
инвентаризации основных средств и т.п. При выполнении этих работ используются
стандартные офисные приложения.
Выполнение ТЭА и
обоснование проектов
Диаграмму декомпозиции
«Выполнять ТЭА и обосновывать проекты» можно представить
в виде трех блоков: Разрабатывать ЭО затрат на проекты; Участвовать в разработке
смет затрат; Вести БД о составе, содержании и ценах разработок.
Согласование цен на
НИОКР.
Диаграмму декомпозиции
«Согласовывать цены на НИОКР» можно представить в
виде трех блоков: Готовить ценовые документы для контракта; Вводить ЭСЦ в БД
АСУП; Проводить экспертизу цен работ СО.
Выполнение анализа
АХД.
Диаграмму декомпозиции
«Выполнять анализ АХД» можно представить в виде трех
блоков: Проводить экспертизу цен АХД; Выполнять анализ документов по АХД; Вести
БД по АХД.
Проведенное моделирование работы экономической службы Центра позволило
сделать следующий вывод. За
прошедшие 16 лет со дня образования ГКНПЦ имени М.В. Хруничева (
Введена электронная
почта, создана и постоянно совершенствуется достаточно разумная схема
размещения файлов на сервере. Однако эти частичные меры в настоящее время уже
не отвечают требованиям эффективного управления предприятием в связи с
организацией Холдинга и резко возросшим потоком документов. В настоящее время
существующих средств для хранения информации, обеспечения взаимодействия и
контроля выполнения поручений начинает не хватать. Моделирование работы ЭСЦ
позволило сформулировать основные требования, предъявляемые к системе
электронного документооборота:
·
Обеспечение
более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения,
прозрачности деятельности ЭСЦ и всего ГКНПЦ на всех уровнях иерархии.
·
Поддержка
системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
·
Поддержка
эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.
·
Обеспечение
кадровой гибкости, за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника
и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
·
Протоколирование
деятельности ЭСЦ и предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ
деятельности подразделений).
·
Оптимизация
бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
·
Исключение
бумажных документов из внутреннего оборота ЭСЦ и предприятия.
·
Экономия
ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в ЭСЦ и
Центре.
·
Исключение
необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных
документов за счёт наличия оперативного электронного архива.
При внедрении системы DocsVision в ЭСЦ приходится
считаться и преодолевать следующие объективно существующие трудности:
·
Консерватизм
персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь
прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после
внедрения системы электронного документооборота.
·
Фактор
директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с
компьютером, просматривать и редактировать документы.
·
Постоянные
структурные изменения в ГКНПЦ, слабая формализация бизнес-процессов.
·
•Необходимость
обеспечения юридической силы документов (отсутствие в ГКНПЦ эффективно действующего
механизма электронной подписи для внутренних документов).
·
Необходимость
взаимодействовать с внешним "бумажным" миром .
Преодоление этих
трудностей во многом зависит от уровня профессиональной подготовки и
переподготовки инженерно-технических работников. Поэтому было принято решение о
введение в учебный процесс обучения работе с этой системой студентов старших
курсов кафедры «ТИАС» факультета АКК и Т «МАТИ». Материалы по DocsVision
используются при чтении теоретических курсов: Делопроизводство; Проектирование
систем обработки информации и управления; Теоретические основы автоматизированного
управления; CALS-технологии; Автоматизированные системы технологической
подготовки производства; Современные проблемы информатики и вычислительной
техники; Системы информационной поддержки разработок; Автоматизация процессов
обработки информации; Автоматизация конструкторского и технологического проектирования.
Также готовится предложение по созданию
отдельного курса, для углубленного изучения системы DocsVision. Ориентировочное
название курса: «Автоматизация процессов технического документооборота». В
настоящее время обучение проходят 4 группы (50 человек). Предусмотрено в каждом
курсе по 2 часа теоретических (лекционных) занятий (всего 18 часов) и по 8 практических.
DocsVision используется в курсовых и дипломных проектах
(бакалавры, инженеры и магистры). В рамках подготовки магистерских диссертаций
проводятся научно-исследовательские работы с применением DocsVision.
Литература
1.
В.Д.
Костюков, А.И. Островерх. Совершенствование бизнес-процессов.
Научно-технический журнал: "Информационные технологии в проектировании и
производстве". № 4.
2.
Чурьянов
Ю.Д. Фотоальбом ГКНПЦ им. М. В. Хруничева.
3.
В.Д.
Костюков, А.И. Островерх. Контрольные показатели бизнес процессов
машиностроительного предприятия. Российская академия наук. Институт проблем
управления имени В.А. Трапезникова.
Материалы международной конференции и выставки CAD/CAM/PDM – 2007 . Системы
проектирования, технологической подготовки производства и управления этапами жизненного
цикла промышленного продукта. 23 - 25 октября 2007. -М Стр. 173 - 177.
4.
Методика
анализа производственной системы. А.И. Островерх, А.Ю. Мокеев, В.Д. Костюков.
Федеральное агентство по образованию. Государственное образовательное
учреждение высшего профессионального образования "МАТИ"- Российский государственный
технологический университет имени К.Э. Циолковского. ТЕХНОЛОГИИ ИНТЕГРИРОВАННЫХ
АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ В НАУКЕ, ПРОИЗВОДСТВЕ И ОБРАЗОВАНИИ. Сборник статей
№3. -М.