ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

НА ПРЕДПРИЯТИИ

К.Н. Болдырева,

ФГУП «ГКНПЦ им. М.В. ХРУНИЧЕВА», г. Москва

Неослабевающий интерес к системам электронного документооборота в последние годы привёл к тому, что на рынке программных систем автоматизации деловых процессов появился целый ряд продуктов, как зарубежного, так и отечественного производства.

Если вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, «бизнес-процессов»), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документарную основу. В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда они уже не нужны, обнаруживаются на самом видном месте. Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.

Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути — вопрос только в том, какую систему выбрать.

Основные задачи, решаемые системами документооборота.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

• Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

• Обеспечение кадровой гибкости, за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

• Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений).

• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

• Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия.

• Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы.

Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

Наличие территориально распределенных подразделений.

Наличие бумажного архива большого объема.

Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

Требования по срокам хранения документов.

Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов.

Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков, используемых в организации.

Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.).

Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Проблемы внедрения системы документооборота.

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Далее перечислены основные из них.

•Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

•Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

•Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

•Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

•Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности, если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Литература

1. Ермошкин Н.Н., Тарасов А.А. Стратегия информационных технологий предприятия: Как Sisco Systems и ведущие компании мира используют интернет Решения для Бизнеса. – М.: Изд-во Московского гуманитарного университета, 2003. – 360 с., ил.

2. Stanford University Graduate School of business. Case number: EC-5 March 2000. SAP and the Online Procurement Market.

3. Аглицкий Д.С., Аглицкий И.С. Российский рынок информационных технологий: проблемы и решения. -М.: ЛАМИНФО, 2000.

4. Пачханян А.Б. "Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения" - Директор ИС, №1, 2002.

5. Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. - М.: ВНИИДАД, 1998.