Инвестиционный проект создания электронного архива документов

на предприятии аэрокосмической отрасли

Р.Х. Даутов

ГКНПЦ им. М.В. Хруничева, г. Москва

В современных условиях конкурентоспособность продукции обеспечивается не только ее качественными характеристиками, но и сроками изготовления, что в немалой степени зависит от организации производственного процесса.

На Западе, с целью резкого снижения затрат и сроков подготовки исходной документации (ИД) и технологической подготовки производства (ТПП) в целом с 80-х годов перешли на новую форму организации труда - компьютеризированное сертифицированное интегрированное производство. Данная система обеспечивает эффективную работу пользователей на всех фазах производственных процессов за счет реализации принципов «сквозного проектирования-изготовления» изделий путем широкого применения CAD/CAM систем в сочетании с единой базой данных - «архивом электронных документов».

Архив электронных документов (ЭАД) является тем звеном, которое призвано обеспечить надежное и качественное функционирование системы электронного документооборота предприятия, интегрирующего автоматизированные системы в единое целое и, прежде всего, в автоматизированную систему технологической подготовки производства. Т.е. ЭАД является ядром всего документооборота предприятия и именно через ЭАД документ вовлекается в реальное производство.

Таким образом, реализация инвестиционного проекта по созданию архива электронных документов в настоящее время весьма актуальна для совершенствования деятельности крупного объединения Росавиакосмоса. Данный инвестиционный проект позволит перейти на новый, более высокий уровень организации производства, сократить текущие затраты, сделать более качественным и менее продолжительным этап технологической подготовки производства, тем самым открывая огромные перспективы в области автоматизации производства.

Реализация инвестиционного проекта предполагает решение следующих задач:

1. Анализ существующего порядка работы Отдела Технической Документации (ОТД) ГКНПЦ им. М.В. Хруничева;

2. Проектирование работы Электронного архива документов (ЭАД);

3. Определение исходных условий и расчет показателей эффективности инвестиционного проекта;

4. Управление рисками инвестиционного проекта.

Текущий порядок работы ОТД представлен на рис.1. Основные недостатки:

- многократное внесение изменений в сопроводительные документы;

- заполнение ведомостей, учетных карточек;

- многократный ввод информации о КД в АСУП;

- большое количество работ по копированию.

Рис. 1. Укрупненная схема работы ОТД. Основные недостатки в работе ОТД:

- многократное внесение изменений в сопроводительные документы

- заполнение ведомостей, учетных карточек

- многократный ввод информации о КД в АСУП

- большое количество работ по копированию

Структурная схема архива электронных документов представлена на рис. 2. На первом этапе необходимо договориться с предприятиями-разработчиками КД, о том, что вся текстовая КД готовится либо на ЭВМ либо, в исключительных случаях, машинописным способом. При реализации данного предложения необходимо оснастить ОТД персональными компьютерами для входного контроля текстовой КД, а также лазерными сканерами либо машиной 3165 фирмы Осе (Голландия) для превращения машинописных документов в электронную форму с помощью системы CuneiForm.

Рис. 2. Структурная схема Электронного архива документов

Далее ОТД готовит необходимое число копий текстовой КД на магнитных носителях. Порядок работы с ними такой же, как и при существующем положении. При контроле качества КД обращают внимание на наличие блокировки записи на магнитном носителе. Первой операцией на ЭВМ с вновь поступившим носителем является проверка на отсутствие вируса. При наличии текстовой КД на магнитном носителе отпадают работы по ее вводу в ЭВМ (ИВЦ) с удаленного терминала. К центральному процессору ИВЦ в качестве удаленных терминалов подключаются персональные компьютеры и осуществляется обмен данными между ОТД и ИВЦ, что выводит работу АСУП на новый качественный уровень, но требует определенной доработки существующего программного обеспечения.

Обращение на РКЗ текстовой КД на магнитных носителях существенно ускорит сроки и снизит трудоемкость работ, выполняемых отделами внешней кооперации и материально-технического снабжения, существенно сократит сроки проведения работ (при наличии средств вычислительной техники) в ОГК и в технологическом отделе расцеховок и материальных нормативов, так как последний работает в основном с текстовыми документами и создает на их основе свои технологические текстовые документы. Соответственно существующие книги учета превращаются в электронные справочники.

Существенно изменяется и форма работы и сроки ее выполнения подразделениями ОТД. В случае приобретения цифровых копировально-множительных машин, включенных в локальную сеть, работник БКД или БТД может сформировать заказ работы на необходимую машину, указав число копий, односторонние копии или двухсторонние, перевод формата А3 в А4 или А4 в А5, необходимость брошюровки и т.п. и переслать его на исполнение по электронной почте.

Переход на обращение текстовой КД в электронной форме на РКЗ повлечет за собой и переход к централизованному учету технологической документации и подготовке ее в форме электронных документов, что является одним из обязательных условий выполнения работ по сертификации производства.

Вторым этапом будет организация работ с математическими моделями ДСЕ. Принципиальные положения не должны существенно отличаться от опробованной на практике при реализации первого этапа технологии переработки информации в виде электронных документов.

Третьим этапом будет работа с чертежами ДСЕ на магнитных носителях. Применение машин 9800 и TDS - 400 фирмы ОСЕ позволит быстро перевести необходимый для реализации текущих заданий в

производстве комплект КД, подготовленный на бумаге, в электронный вид. Использование машин ОСЕ в сочетании с растровым редактором может резко ускорить работы по проектированию КД на технологическую оснастку на базе наработанных альбомов типовых представителей оснастки, их элементов, технологических процессов изготовления типовых средств оснащения, типовых норм времени и т.п.

Здесь мы подошли вплотную к следующему четвертому этапу работ - созданию архивов условно-постоянной нормативно-технической информации (стандартов предприятия, отраслевых стандартов, производственных инструкций, положений и прочих нормативно-технических документов) и программной документации.

Создание архива электронной конструкторско-технологической документации послужит основой и катализатором при проведении работ по созданию соответствующих архивов электронной планово-экономической и административной документации с выходом на создание общей системы электронного документооборота на РКЗ.

Для решения вышеозначенных задач необходимы следующие технические и программные средства (рис. 3).

При формировании инвестиционного проекта необходимо учитывать следующие факторы:

1) Потребность в финансировании (потребный объем инвестиций).

2) Жизненный цикл инвестиционного проекта.

3) Источники финансирования инвестиционного проекта.

4) Риски, связанные с реализацией инвестиционного проекта.

Рис. 3. Задачи, решаемые ЭАД, и соответствующий программно-технический комплекс

Потребный объем инвестиций определяется капитальными затратами на этапе развертывания Электронного архива. К числу таких затрат можно отнести:

- затраты на приобретение технических средств;

- затраты на приобретение, адаптацию и разработку программного обеспечения;

- затраты на обучение персонала работе с новым оборудованием и программным обеспечением.

Жизненный цикл проекта включает два этапа:

- этап развертывания (инвестиционная фаза);

- этап эксплуатации (эксплуатационная фаза).

Длительность инвестиционной фазы составляет 2 года. Данный срок позволяет минимизировать финансовую нагрузку на предприятие и, в то же время, способствует оперативному внедрению Электронного архива в Отделе технической документации.

Продолжительность эксплуатационной фазы составляет 14 лет и определяется установленным на предприятии сроком эксплуатации оборудования.

Эксплуатационная и инвестиционная фазы совмещены, т.е. приобретаемое оборудование, после монтажа и соответствующей наладки, сразу включается в производственный процесс. Таким образом, жизненный цикл проекта составляет 14 лет.

Среди возможных источников финансирования проекта можно выделить собственные средства предприятия и заемные средства.

К источникам собственных средств предприятия относятся:

- амортизация;

- чистая прибыль предприятия.

К заемным источникам финансирования относятся:

- кредиты банков;

- финансирование из бюджета.

Финансирование рассматриваемого инвестиционного проекта осуществляется за счет собственных средств предприятия, а именно за счет амортизационных средств и чистой прибыли.

Анализ рисков дает возможность оценить целесообразность участия в проекте, а также предусмотреть меры по защите от возможных финансовых потерь.

Анализ рисков производится комплексно, т.е. включает качественный анализ и количественный.

Качественный анализ предполагает определение совокупности рисков проекта, анализ источников опасности и условий их возникновения.

Количественный анализ риска включает построение модели оценки риска и оценка количественных показателей риска, в качестве которых будут использоваться чистый дисконтированный доход и внутренняя норма доходности.

Количественный анализ рисков предполагает численное определение величин отдельных рисков и риска проекта в целом. Одним из наиболее популярных подходов к анализу рисков является анализ чувствительности, который включает несколько этапов:

- выбор основного ключевого показателя, относительно которого и производится оценка чувствительности. Таким показателем могут служить:

внутренняя норма доходности или чистый дисконтированный доход;

- выбор факторов (уровень инфляции, капитальные затраты и другие);

- изменение значения фактора на прогнозное число процентов и пересчет на этой основе новой величины принятого ключевого показателя.

Затем определяются критические для проекта значения ключевых параметров, т.е. значения, при которых проект не приносит прибыли, но еще не оказывается убыточным («точка безубыточности»).

В данном проекте учитываются следующие виды рисков:

- общеэкономический риск, характерен для всех видов инвестиций и не связан непосредственно с проектом;

- инвестиционный риск, связан с возможностью недополучить прибыль или понести убытки в результате увеличения затрат на развертывание, эксплуатацию проекта, увеличения сроков освоения проекта, неэффективного управления кредитными ресурсами, недостоверности информации об ожидаемых потоках денежных поступлений;

- технический риск, связан с потерей денежных средств, обусловленной техническими и технологическими решениями проекта.

После того как определены исходные условия реализации проекта рассчитываются затраты на этапе внедрения проекта и затраты на этапе эксплуатации, оценивается годовой экономический эффект от внедрения электронного архива.

Следующий этап – формирование денежных потоков по годам и оценка эффективности инвестиционного проекта. Далее необходимо проанализировать чувствительность и устойчивость проекта к возможным внешним воздействиям, в частности, к изменению исходных условий его реализации. По результатам анализа предлагаются меры по повышению устойчивости проекта, осуществляется так называемое управление рисками.

В ходе работы были получены следующие результаты:

- Общая потребность в финансировании составила 379017 долл. Сюда включены: затраты на приобретение и формирование технического комплекса, затраты на приобретение и доработку программного комплекса, затраты на обучение персонала работе с комплексом.

- Величина среднегодовых эксплуатационных затрат составила 123986,04 долл., что на 79727 долл. меньше, чем если бы ОТД функционировал по старой схеме (без внедрения ЭА).

- Чистый дисконтированный доход от функционирования ЭА составил 36009,25 долл. При этом, величина внутренней нормы доходности составила 36,9% (при принятой норме дисконта 31%), срок окупаемости составил 9 лет. Анализ полученных показателей говорит о том, что проект в целом эффективен. Однако последующая оценка чувствительности и устойчивости показала, что проект имеет высокую чувствительность и низкий запас устойчивости к изменению исходных условий его реализации. Наиболее опасными факторами здесь являются изменение нормы дисконта (наибольшая чувствительность к изменению этого фактора) и капитальные затраты (наименьший запас устойчивости).

- Расширение инвестиционного проекта за счет продаж программного комплекса ЭА позволило повысить его эффективность. Величина чистого дисконтированного дохода составила 64239,31 долл., что на 28230,06 долл. выше, чем исходном варианте проекта. Этот дополнительный эффект, в случае реализации проекта исключительно по исходному варианту (без продаж программного комплекса), можно рассматривать как ущерб от недоиспользованных возможностей. Величина внутренней нормы доходности составила 42,1%, что на 5,2% выше чем в первом варианте, срок окупаемости составил 7 лет. Помимо этого, снизилась чувствительность проекта к рискам и увеличился запас устойчивости.

Таким образом, оценка эффективности показала, что инвестиционный проект создания на предприятии Электронного архива документов является в целом эффективным: позволяет, помимо множества технических преимуществ, получить значительный экономический эффект в виде экономии затрат, существенно снизить влияние различных рисков и, соответственно, повысить эффективность технологической подготовки производства на предприятии.

Рис. 4. Состав и структура затрат по вариантам работы Отдела технической документации

Рис. 5. Динамика денежных потоков

Рис. 6. Показатели эффективности вариантов инвестиционного проекта создания ЭАД

Рис. 7. Чувствительность и устойчивость вариантов инвестиционного проекта создания ЭАД