Построение автоматизированной системы управления
электронным архивом технической документации
зам. нач. отд.,
Е.М. Абакумов,
нач. отд. информ. техн.,
Ю.Н. Бармаков,
научн. руков., д.т.н., проф.,
ФГУП «ВНИИА», г. Москва
В докладе отражены вопросы практического внедрения
во ВНИИ автоматики им.Н.Л.Духова электронного архива технической документации
на базе PDM-системы и системы «Учёт
технической документации» собственной разработки, обеспечивающей возможность
регистрировать и обрабатывать в отделе технической
документации подлинники документов независимо от формы их выполнения
(бумажная или электронная), а информацию сохранять непосредственно в базе
данных PDM-системы.
В результате деятельности любой организации, занимающейся проектированием
изделий, в конечном итоге формируются и постоянно пополняются архивы проектной,
конструкторской и технологической документации. Процесс проектирования изделий
имеет циклический характер, неизбежен поиск и возврат к результатам, полученным
в прошлом, что делает возможным использование наработанного опыта. При этом
возникает необходимость интеграции результатов работы всех используемых на
предприятии САПР в единую систему для того, чтобы, во-первых, упорядочить
знания о документах и выстроить их иерархию, а во-вторых, решить многочисленные
практические задачи работы с документами, для их эффективного поиска,
использования и хранения. Создание автоматизированной системы управления
электронным архивом технической документации (АСУ ЭАТД) на базе PDM-системы
предполагает решение этих проблем и является важной и актуальной задачей.
В настоящем докладе отражены вопросы практического внедрения электронного
архива технической документации во ВНИИ автоматики им.Н.Л.Духова,
представляющего собой крупное приборостроительное предприятие, в состав
которого входят научно-исследовательский и конструкторский комплекс, опытное и
серийное производство разрабатываемых изделий.
Во ВНИИА создаётся корпоративная информационно-управляющая система (КИУС),
предназначенная для использования при проектировании, испытаниях, изготовлении
и серийном сопровождении разрабатываемых изделий и их компонентов, включая
применение для управления (планирования, учёта и контроля) их разработкой и
производством. Одним из важных компонентов создаваемой на предприятии КИУС
является АСУ ЭАТД, основу которой составляет PDM-система.
Ранее во ВНИИА проводились работы по проверке функциональных возможностей
ряда PDM/PLM-систем.
Во время проверки
функциональных возможностей PDM/PLM-систем на выбранных изделиях были выполнены работы по:
· имитации процессов разработки и утверждения
электронной конструкторской документации (КД);
· созданию маршрутов подписания электронной КД;
· имитации процессов согласования и утверждения
электронной КД;
· имитации процессов изменения утверждённой электронной
КД.
Анализ проверки
функциональных возможностей показал, что по
функциональным возможностям системы являются во многом одинаковыми, хотя и
реализуют их по-разному. Различия между системами в основном касаются поддержки
интеграции с приложениями САПР. В результате проделанной работы выяснилось, что
наиболее полно условиям нашего предприятия соответствует система система SEARCH
(разработчик фирма «Интермех», республика Беларусь).
Экспериментальная
эксплуатация системы SEARCH
показала, что эта система не учитывает специфику, связанную с регистрацией и
обработкой документов в отделе технической документации (ОТД) в соответствии со
стандартами ЕСКД и конкретными условиями предприятия, а именно необходимость:
· регистрации и
обработки информации о подлинниках технических документов независимо от формы
их исполнения: традиционная бумажная; электронная, подписанная ЭЦП должностных лиц; в виде
документа, записанного на электронный носитель, и снабжённого удостоверяющим
листом с подписями должностных лиц.
· регистрации и обработки альбомов технической
документации;
· регистрации и обработки информации об извещениях об
изменении;
· учёта выданных ОТД копий технической документации
подразделениям предприятия;
· учёта аннулированных технических документов и альбомов;
· учёта рабочих копий технических документов;
· учёта местонахождения подлинников, выданных для
изготовления копий и дубликатов, внесения изменений, восстановления их при
износе;
· учёта разосланных копий технической документации
внешним организациям;
· регистрации технической документации и извещений об
изменении, присланных из внешних организаций, с учётом применяемости их в
изделиях.
Проведённый анализ других
PDM/PLM-систем,
имеющихся на отечественном рынке, показал, что ни одна из систем,
представленных на рынке, не отвечает этим требованиям. А ведь при
проектировании изделий этап учёта и обработки подлинников документов является
важнейшим заключительным этапом конструкторско-технологической подготовки
производства, т.к. все службы предприятия в своей работе используют только те
документы, которыми их обеспечивает ОТД.
В отделе технической документации ВНИИА более 15 лет
функционирует в промышленном режиме автоматизированная система регистрации и
учёта утверждённой технической документации, разработанная на платформе СУБД
Foxpro. Эта система удовлетворяет все потребности, связанные с автоматизацией
учёта и обработки документов в бумажной форме и документов, выполненных на
электронных носителях.
В настоящее время в институте возникла потребность в
хранении электронных документов,
подписанных ЭЦП, управлении процессами изменения, согласования и
утверждения электронной документации, одновременной работе с электронными
документами неограниченного количества пользователей, которую действующая
система не обеспечивает.
Текущее
состояние работы с технической документацией характеризуется следующими
особенностями:
· необходимость сокращения времени обработки
подлинников;
· достаточно большой объём принимаемых на хранение
подлинников (в среднем около 17-18 тысяч документов, выпускаемых за год);
· достаточно большой объём проводимых изменений
подлинников (в среднем около 4-5 тысяч извещений об изменении, выпускаемых за
год);
· достаточно большой объём хранимых подлинников (более
350 тысяч единиц хранения).
Эти особенности накладывают всё возрастающие
требования на процессы обработки подлинников технических документов, которые
могут быть удовлетворены за счёт автоматизации этих процессов и предоставления
большинству сотрудников института непосредственного доступа к техническим
документам в электронной форме, хранящимся в единой базе данных, управляемой PDM/PLM-системой.
рис.1 Пользовательский
интерфейс модуля регистрации документа
рис. 2 Пользовательский
интерфейс модуля редактирования состава альбома
С учётом всего
вышеизложенного было принято решение идти по пути самостоятельной разработки в
составе АСУ ЭАТД подсистемы «Учёт технической документации», интегрированной с
базой данных системы SEARCH.
Подсистема «Учёт технической
документации» вбирает в себя весь функционал эксплуатируемой в ОТД системы на
базе СУРБД Foxpro, дополняет недостающими функциями и в перспективе должна
заменить её. А интеграция подсистемы «Учёт технической документации» с системой
SEARCH обеспечивает:
· сохранение информации о технических документах в
бумажной форме в электронной картотеке системы SEARCH в виде электронных
карточек документов с заполненными реквизитами (в том числе по применяемости и
месту хранения бумажного подлинника и его учтённых копиях);
· хранение электронных технических документов,
подписанных ЭЦП должностных лиц, в электронном архиве утверждённой документации
системы SEARCH;
· регистрации и обработки информации о подлинниках
технических документов независимо от формы их исполнения;
· возможность одновременной работы с картотекой и
электронными документами неограниченного количества пользователей.
На следующих иллюстрациях
показаны пользовательские интерфейсы некоторых отдельных взаимосвязанных
модулей подсистемы.
рис. 3 Пользовательский
интерфейс модуля учёта внутренних абонентов
рис. 4 Пользовательский
интерфейс модуля учёта внешних абонентов
В настоящее время
указанная подсистема находится в разработке, а отдельные её части проходят
приёмо-сдаточные испытания перед началом её опытной эксплуатации в ОТД.
После получения ОТД
возможности регистрировать и обрабатывать документы независимо от формы их
выполнения, а информацию
сохранять непосредственно в базе данных PDM-системы, будут созданы предпосылки для перехода к следующим
этапам, а именно, к хранению в PDM-системе электронных документов, разработанных в различных САПР,
используемых в институте, отработке применения ЭЦП и внедрению электронного
технического документооборота.
рис. 5 Пользовательский
интерфейс модуля регистрации извещения об изменении
Заключение
Создание в составе
АСУ ЭАТД программного комплекса собственной разработки «Учёт технической
документации», интегрированного с PDM-системой, решает проблему регистрации и
обработки сотрудниками ОТД информации о подлинниках технических документов
независимо от формы их исполнения. Это обеспечивает
эволюционное развитие электронного архива, определяемое развитием САПР, от
архива учтённой технической документации на традиционных бумажных носителях к
архиву учтённой технической документации в электронной форме.